ในปัจจุบันธุรกิจมีรูปแบบและขนาดที่แตกต่างกันออกไป รวมไปถึงมีกลุ่มคนจำนวนมากมายที่พึ่งเริ่มต้นทำธุรกิจใหม่ ทำให้จำเป็นจะต้องรักษางบประมาณและประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรหรือธุรกิจให้ได้มากที่สุด แต่องค์กรหรือธุรกิจจะมีความน่าเชื่อถือและมีภาพลักษณ์ที่ดียิ่งขึ้นหากมีออฟฟิศหรือสำนักงานเป็นของตนเอง และด้วยเหตุนี้จึงส่งผลทำให้เกิดความต้องการในการใช้สำนักงานหลากหลายรูปแบบ เมื่อเป็นเช่นนี้การเลือกใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual Office จึงกลายเป็นทางเลือกใหม่ที่ดีและตอบโจทย์ให้กับองค์กรหรือธุรกิจได้มากที่สุด เนื่องจากสามารถช่วยประหยัดงบประมาณและสร้างความยืดหยุ่นได้ได้มากยิ่งขึ้น แต่ปัจจุบันยังคงมีกลุ่มคนจำนวนมากที่ยังคงไม่รู้จักออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนว่าบริการส่วนนี้มีข้อดีอย่างไร? ใช้บริการ ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี ? และออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน (Virtual Office) แตกต่างจากออฟฟิศทั่วไป (Conventional Office) อย่างไร เพราะต่างก็เป็นทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ต้องการมีสำนักงานเช่นกัน ซึ่งในบทความนี้เรามีข้อมูลดี ๆ เหล่านี้มาให้ทุกท่านที่สนใจได้ศึกษา ถ้าพร้อมแล้วไปดูข้อมูลเพิ่มเติมกันได้เลยค่ะ
ความแตกต่างของ ออฟฟิศเสมือน กับออฟฟิศทั่วไป
ถึงแม้ว่าบริการดี ๆ อย่าง ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual Office จะมีข้อดีหลากหลายข้อด้วยกัน แต่ในปัจจุบันยังคงมีกลุ่มคนจำนวนไม่น้อยที่ยังคงไม่รู้จักและยังคงไม่เข้าใจว่า ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนนั้น แตกต่างไปจากออฟฟิศทั่วไปอย่างไร หรือมีข้อดีต่างกันอย่างไรบ้าง? ซึ่งในวันนี้ทางเราจึงได้นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยตรง โดยทางเราขอสรุปสั้น ๆ เพื่อให้ได้ใจความและทุกท่านสามารถทำความเข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น ดังต่อไปนี้
ลักษณะโดยรวม
- ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual Office นับได้ว่าเป็นบริการให้เช่าที่อยู่สำนักงานหรือออฟฟิศพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์เป็นหลัก พร้อมทั้งสามารถจดทะเบียนบริษัทและจด VAT ได้ ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจและองค์กรได้มากยิ่งขึ้น
- ออฟฟิศทั่วไป เป็นสถานที่ทำงานจริงที่มีพื้นที่ใช้สอยและอุปกรณ์สำนักงานครบครัน
ค่าใช้จ่าย
- ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual office ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ โดยรวมแล้วจะต่ำกว่าออฟฟิศทั่วไป เนื่องจากไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาสำนักงาน เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแม่บ้านทำความสะอาด เป็นต้น
- ออฟฟิศทั่วไป ค่าใช้จ่ายอาจจะสูงกว่า ออฟฟิศเสมือน เนื่องจากต้องเสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาสำนักงานและดูแลเองทั้งหมด
ความยืดหยุ่น
- ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual office ความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยนจำนวนผู้ใช้งานและพื้นที่ใช้สอยได้ตามความต้องการ โดยอุปกรณ์มีครบครันพร้อมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างมากมาย
- ออฟฟิศทั่วไป ความยืดหยุ่นต่ำกว่าออฟฟิศเสมือน เนื่องจากมีสัญญาเช่าระยะยาว
ความน่าเชื่อถือ
- ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual office ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ ผู้ให้บริการที่ดีควรมีสถานที่สำนักงานจริงและให้บริการที่มีคุณภาพ
- ออฟฟิศทั่วไป มักจะขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งและสภาพแวดล้อมของสำนักงานหรือออฟฟิศโดยตรง
ประเภทของออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน
ในปัจจุบันประเทศไทยมีผู้ให้บริการเกี่ยวกับ ออฟฟิศเสมือน จำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนเป็นบริการที่กำลังมาแรงและได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะสามารถตอบโจทย์ให้กับองค์กรหรือธุรกิจต่าง ๆ ได้เป็นอย่าง โดยออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนจะมีหลากหลายประเภท ขึ้นอยู่กับว่าผู้ให้บริการเสนอบริการพร้อมทั้งแพคเกจอะไรบ้าง แต่โดยรวมแล้วประเภทของออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนในปัจจุบันที่พบได้ทั่วไป มีดังนี้
- ออฟฟิศเสมือนพื้นฐาน (Basic Virtual Office) ให้บริการเพียงที่อยู่สำนักงานและหมายเลขโทรศัพท์เป็นหลัก
- ออฟฟิศเสมือนเต็มรูปแบบ (Full-service Virtual Office) ให้บริการที่อยู่สำนักงาน หมายเลขโทรศัพท์ พร้อมทั้งมีแพคเกจเสริมเพิ่มเติมที่ช่วยอนวยความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้บริการโดยตรง ยกตัวอย่างเช่น มีพนักงานคอยรับสายโทรศัพท์ ต้อนรับลูกค้า บริการรับส่งจดหมาย บริการเลขานุการมืออาชีพ เป็นต้น
- ออฟฟิศเสมือนตามเวลา (Time-based Virtual Office) ให้บริการพื้นที่สำนักงานจริงตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น รายชั่วโมง รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน
3 เหตุผลที่ธุรกิจหรือองค์กรควรเลือกใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน
- ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นผ่านระบบการทำงาน
หากคุณใช้บริการในส่วนของออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน จะช่วยทำให้เกิดความยืดหยุ่นผ่านระบบการทำงานได้ดียิ่งขึ้น เพราะไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนคุณก็สามารถทำงานได้ ทำงานได้ทุกที่ที่คุณรู้สึกสะดวกสบาย ไม่มีการกำหนดเวลาในการปิดออฟฟิศให้คุณต้องมานั่งกังวลใจ พนักงานสามารถทำงานต่อให้เสร็จสิ้นได้อย่างสบายใจในทุก ๆ วัน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดียิ่งขึ้นร่วมด้วย
- ช่วยเพิ่มภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจโดยตรง
การที่ธุรกิจหรือองค์กรได้ใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน ย่อมส่งผลทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีและมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น เพราะธุรกิจเปรียบเสมือนมีออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนจริง มีที่อยู่จริง รวมไปถึงมีพนักงานมืออาชีพคอยอำนวยความสะดวก คอยต้อนรับลูกค้าร่วมด้วย
- ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาในการเดินทาง
หากธุรกิจหรือองค์กรได้ใช้บริการ สำนักงานหรือ ออฟฟิศเสมือน เจ้าของธุรกิจหรือแม้กระทั่งพนักงานเองก็ไม่จำเป็นจะต้องเดินทางไปยังสถานที่ทำงานหรือออฟฟิศให้เสียเวลา สามารถทำงานได้ทุกที่ ไม่จำเป็นจะต้องเสียเวลาเดินทางอีกต่อไป
เคล็ดลับการเลือกใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน
สำหรับหลาย ๆ ท่านที่สนใจอยากจะใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน อาจจะรู้สึกเกิดคำถามในใจว่า ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี ซึ่งถ้าหากจะให้ทางเราแนะนำเกี่ยวกับการเลือกใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน ในปัจจุบัน ผู้ใช้บริการควรศึกษารายละเอียดของผู้ให้บริการว่ามีความน่าเชื่อถือมากน้อยแค่ไหน รวมไปถึงแพคเกจต่าง ๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกและสร้างความคุ้มค่าได้ทันทีเมื่อได้ใช้บริการโดยตรง และควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังต่อไปนี้ร่วมด้วย
- ประเภทของออฟฟิศเสมือนที่ต้องการ
ด้วยลักษณะการให้บริการที่ครบครันของผู้ให้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนในปัจจุบัน ผู้เลือกใช้บริการควรพิจารณาและไตร่ตรองให้ดีเสียก่อนว่าต้องการบริการอะไรบ้างจากผู้ให้บริการบ้าง อย่างเช่น ต้องการใช้บริการเพียงเพราะต้องการที่อยู่สำนักงานหรือต้องการบริการอื่นๆ เพิ่มเติมร่วมด้วย อย่างเช่น พนักงานมืออาชีพที่คอยทำหน้าที่รับสายโทรศัพท์ บริการรับส่งจดหมาย และอื่น ๆ เป็นต้น ซึ่งบริการเสริมต่าง ๆ เหล่านี้ทางด้านผู้ให้บริการมักจะนำเสนอในรูปแบบของแพคเกจ ซึ่งแต่ละแพคเกจจะมีบริการที่แตกต่างกันออกไป พร้อมทั้งราคาย่อมที่จะแตกต่างกันออกไปด้วย
- สถานที่ตั้งของออฟฟิศเสมือน
ควรพิจารณาว่าทำเลที่ตั้งของออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนมีความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่ เช่น อยู่ใกล้กับลูกค้าหรือคู่ค้าของคุณหรือไม่ สามารถสร้างภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจหรือองค์กรได้มากขึ้นหรือไม่
- ราคาของออฟฟิศเสมือน
ผู้ให้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนในปัจจุบันมีหลายแบรนด์มากยิ่งขึ้น ส่งผลทำให้ผู้ใช้บริการสามารถทำการเปรียบเทียบราคาของผู้ให้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน พร้อมทั้งการนำเสนอแพคเกจต่าง ๆ ที่เหมาะสม เพื่อให้ได้บริการที่โดนใจและราคาที่ดีที่สุดสำหรับคุณนั่นเอง
- ชื่อเสียงของผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือน
การเลือกใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน ผู้ใช้บริการควรตรวจสอบชื่อเสียงของผู้ให้บริการร่วมด้วยเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นผู้ให้บริการที่ดี เชื่อถือได้ และสามารถให้บริการได้อย่างดีมีคุณภาพ เพราะถ้าหากผู้ให้บริการสามารถให้บริการได้ดี ย่อมส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ดีต่อธุรกิจและองค์กรมากยิ่งขึ้นอีกทางหนึ่ง นับได้ว่าเป็นความคุ้มค่าที่พลาดไม่ได้
สรุป
ออฟฟิศเสมือน เป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจที่ต้องการมีสำนักงานและต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่พึ่งเริ่มต้น ธุรกิจขนาดเล็กไปจนกระทั่งธุรกิจขนาดกลาง หรือแม้กระทั่งธุรกิจที่กำลังเติบโตและต้องการขยายพื้นที่หรือสาขาเพิ่มเติมเพื่อทดสอบตลาดใหม่โดยตรง การเลือกใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนสามารถตอบโจทย์ให้กับธุรกิจหรือองค์กรต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี พร้อมสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรได้มากขึ้น และยังคงมีความแตกต่างไปจากการเช่าออฟฟิศหรือสำนักงานทั่วไปหลากหลายประการอย่างที่เราได้นำเสนอข้อมูลในข้างต้น โดยรวมแล้วออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนมีความยืดหยุ่นและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า ขยับขยายและส่งผลดีต่อองค์กรหรือธุรกิจในอนาคตได้มากกว่า ด้วยเหตุนี้จึงทำให้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้น ส่วนท่านใดที่ยังไม่รู้ว่าจะใช้บริการออฟฟิศเสมือนที่ไหนดีสามารถพิจารณาและทำตามที่เราได้แนะนำไปในข้างต้นได้เช่นเดียวกันหรือออฟฟิศเสมือนข้อดีมีอะไร ซึ่งจะช่วยทำให้คุณสามาถตัดสินใจและเลือกใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนได้ง่ายยิ่งขึ้น
