ด้วยลักษณะโดยรวมของ สำนักงานเสมือน หรือ Virtual office ที่นับได้ว่าตอบโจทย์และสร้างความคุ้มค่าให้กับธุรกิจและองค์กรทุกประเภท ส่งผลทำให้บริการดี ๆ อย่าง สำนักงานหรือออฟฟิศเสมือน กลายเป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบัน แต่ยังคงมีกลุ่มคนจำนวนไม่น้อยที่ยังคงไม่รู้จักบริการนี้ว่ามีลักษณะเป็นอย่างไรและคืออะไรกันแน่ โดยในบทความนี้เราจะขอนำพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับ ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนให้มากยิ่งขึ้น ตั้งแต่ออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนคืออะไร บริการรูปแบบนี้เป็นอย่างไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไรบ้าง พร้อมทั้งบอกเหตุผลว่าทำไมต้องใช้บริการ สำนักงานหรือออฟฟิศเสมือน และใช้บริการ สำนักงานเสมือนที่ไหนดี ในยุคปัจจุบัน ถ้าพร้อมแล้วไปติดตามข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้กันได้เลย!
สำนักงานเสมือน หรือ Virtual office คืออะไรกันแน่ มีลักษณะเป็นอย่างไร?
สำนักงานเสมือน หรือ Virtual office คือ ผู้ให้บริการจะทำการเปิดให้เช่าที่อยู่ของสำนักงานหรือออฟฟิศพร้อมทั้งเบอร์โทรศัพท์ โดยที่ยังคงสามารถจดทะเบียนบริษัทและจด VAT ได้ถูกต้องตามกฎหมาย พร้อมทั้งยังมีบริการอื่น ๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกสบายในระบบการทำงานของบริษัทหรือองค์กรร่วมด้วย
สำหรับการเช่าสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนนั้น ทางด้านผู้เช่าหรือแม้กระทั่งพนักงานของบริษัทหรือองค์กรนั้น ๆ จะสามารถทำงานที่บ้านหรือจากที่ไหนก็ได้ทั้งหมด และสามารถใช้ชื่อและที่อยู่ของอาคารสำนักงานที่เช่าได้ เหมือนว่าผู้เช่าได้เช่าออฟฟิศดี ๆ ที่พื้นที่แห่งนั้น ส่งผลทำให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีต่อธุรกิจหรือองค์กร พร้อมทั้งบริษัทและองค์กรยังมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
ด้วยเหตุนี้ บริการดี ๆ อย่าง สำนักงานเสมือน หรือ Virtual office จึงกลายเป็นอีกหนึ่งบริการดี ๆ ที่สามารถตอบโจทย์ให้กับธุรกิจและองค์กรได้หลากหลายประเภท เพราะมีบริการที่ครบวงจร โดยเฉพาะธุรกิจที่พึ่งเริ่มต้นทำหรือแม้กระทั่งธุรกิจที่ต้องการอยากจะขยับขยายเพราะเติบโต ต้องการอยากจะเปิดสาขาหรือพื้นที่ใหม่ ๆ เพื่อทดสอบตลาด จึงจำเป็นจะต้องมีออฟฟิศหรือสำนักงาน สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรไปในตัว ส่วน สำนักงานเสมือนที่ไหนดี จริง เชื่อถือได้จริง อาจจะต้องทำการเปรียบเทียบและศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการมากยิ่งขึ้น เนื่องจากในประเทศไทยตอนนี้มีธุรกิจที่เปิดให้บริการเช่าออฟฟิศเสมือนมากขึ้นเรื่อย ๆ
รูปแบบการให้บริการของ สำนักงานเสมือน หรือ Virtual office
- บริการให้เช่าที่อยู่พร้อมเบอร์โทรศัพท์ สามารถจดทะเบียนบริษัทและสามารถจด VAT ได้
- มีบริการอื่น ๆ ร่วมด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในระบบการทำงานขององค์กรหรือบริษัทโดยตรง อย่างเช่น มีพนักงานคอยต้อนรับลูกค้า คอยรับโทรศัพท์ มีตู้รับส่งจดหมาย เป็นต้น โดยบริการต่าง ๆ เหล่านี้จะถูกนำเสนอในรูปแบบแพคเกจที่แตกต่างกันออกไป
- มีการจัดเตรียมห้องทำงาน ห้องประชุม มีพื้นที่ส่วนกลาง มีห้องทำงานส่วนตัว ซึ่งในส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ผู้ให้บริการบางแบรนด์หรือบางพื้นที่อาจจะมีการคิดค่าใช้จ่ายหรือค่าบริการเพิ่มเติม
- บริการอื่น ๆ เสริมเกี่ยวกับการทำงานโดยตรง อย่างเช่น แปลเอกสาร การทำพรีเซนต์ ซึ่งอาจจะต้องจ่ายค่าบริการเพิ่มเติมจากการใช้งานจริง
ทำไมต้องใช้บริการ สำนักงานเสมือน Virtual office ข้อดีและข้อเสียมีอะไรบ้าง?
ข้อดีของการใช้บริการออฟฟิศเสมือน
- ค่าใช้จ่ายต่ำ เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจ บริษัท และองค์กร
การเลือกใช้บริการสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนนั้น นับได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงและอาจจะต่ำกว่าการเช่าพื้นที่สำนักงานจริงโดยทั่วไป แต่ไม่ว่าจะอย่างไรผู้ใช้บริการก็ยังคงสามารถมีที่อยู่เพื่อใช้จดทะเบียนบริษัทได้เหมือนกับการเช่าสำนักงานจริงหรือการมีออฟฟิศจริง ๆ นอกจากนี้ ผู้ใช้บริการสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนไม่จำเป็นจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการดูแลสำนักงานหรือออฟฟิศโดยตรง ซึ่งในส่วนนี้จะแตกต่างไปจากการเช่าออฟฟิศหรือสำนักงานโดยทั่วไป สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแม่บ้าน และค่าทำความสะอาด และอื่น ๆ อีกมากมาย
- เป็นบริการที่ดีช่วยสร้างความยืดหยุ่นในหลาย ๆ ด้าน
บริการ สำนักงานเสมือน นับได้ว่าเป็นบริการที่ช่วยสร้างความยืดหยุ่นให้กับบริษัทหรือองค์กรได้เป็นอย่างมาก เนื่องจากสัญญาเช่ามักจะมาในรูปแบบรายเดือน หรือไม่ก็สูงสุดที่ 1 ปี โดยผู้ใช้บริการสามารถทำการย้ายเข้าออกได้ทุกเวลา ระบบต่าง ๆ ไม่ยุ่งยาก ซึ่งจะแตกต่างไปจากการเช่าออฟฟิศหรือสำนักงานทั่วไปที่จำเป็นจะต้องทำพื้นที่คืนก่อนที่จะออก และจำเป็นจะต้องตกแต่งสำนักงานในพื้นที่แห่งใหม่ที่จะเข้าไปอยู่ นอกจากนี้พนักงานยังสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ที่สะดวกและสบายใจ สามารถบริหารจัดการในส่วนของเวลาทำงานได้ด้วยตนเอง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
- เสียค่าใช้จ่ายไม่มากแต่ได้บริการที่ดีและคุ้มค่า
บริการเช่าสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนนั้น ถึงแม้ว่าผู้ใช้บริการจะทำการเช่าที่อยู่เพื่อจดทะเบียนบริษัทพร้อมทั้งเบอร์โทรศัพท์และช่องทางการติดต่อ แต่ในขณะเดียวกันทางด้านผู้ให้บริการยังคงมีบริการต่าง ๆ รองรับเพิ่มเติม โดยจะนำเสนอในรูปแบบแพคเกจเสริมเพิ่มเข้ามา เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้บริการได้มากยิ่งขึ้น โดยปกติแล้วบริการเสริมเพิ่มเติมถือได้ว่าเป็นบริการที่มีครบครันและครบวงจร มีห้องประชุม มีบริการตอบรับโทรศัพท์ โดยที่ผู้ใช้บริการสามารถเข้าไปใช้สำนักงานได้จริงร่วมด้วย ซึ่งจะมีพื้นที่ส่วนกลาง มีห้องรับแขก และห้องในรูปแบบอื่น ๆ รองรับ เหมือนกับว่าสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนแห่งนี้เป็นบริษัทของผู้ใช้บริการเองโดยตรง
ข้อเสียผ่านการใช้บริการออฟฟิศเสมือน
- การใช้บริการออฟฟิศเสมือนทำให้ลดการทำงานแบบตัวต่อตัวหรือการทำงานร่วมกันภายในองค์กร
- ระบบอัตโนมัติต่าง ๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในบางจุดอาจจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่าย
- ผู้บริหารอาจจะต้องสูญเสียอำนาจต่าง ๆ ในการจัดระเบียบต่าง ๆ ภายในองค์กร
- หากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีในการปฏิบัติงาน พนักงานอาจจะรู้สึกไม่เห็นด้วยหรือไม่ยอมรับได้ในที่สุด
ใครบ้างที่เหมาะกับการใช้บริการ สำนักงานเสมือน Virtual office
- บริษัททำธุรกิจออนไลน์ในรูปแบบต่าง ๆ
สำหรับบริษัทที่ได้มีการจัดทำธุรกิจออนไลน์พร้อมทั้งมีการติดต่อและประสานงานผ่านช่องทางออนไลน์ทั้งหมดโดยตรง สามารถกำหนดให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ เมื่อเป็นเช่นนี้จึงไม่จำเป็นจะต้องเช่าออฟฟิศหรือสำนักงานโดยตรงทั่วไป แต่สามารถใช้บริการสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนเพื่อสร้างภาพลักษณ์ให้กับบริษัทหรือธุรกิจมากยิ่งขึ้น
- กลุ่มธุรกิจสตาร์ทอัพ
ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office นับได้ว่าเป็นทางเลือกใหม่ที่ดีที่สามารถตอบโจทย์ให้กับกลุ่มธุรกิจที่เพิ่มเริ่มต้นก่อร่างสร้างตัว หรือ สตาร์ทอัพ เนื่องจากจะช่วยทำให้ธุรกิจได้รับความยืดหยุ่นสูง ต้นทุนค่อนข้างต่ำ และยังได้ภาพลักษณ์ทางธุรกิจที่ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
- บริษัทต่าง ๆ ที่ต้องการขยับขยายพื้นที่หรือสาขา
สำหรับบริษัทต่าง ๆ ที่ต้องการขยับขยายเนื่องจากมีความเติบโตมากขึ้นเรื่อย ๆ ต้องการที่จะขยายสาขาเพิ่มเติม สามารถใช้บริการสำนักงานหรือออฟฟิศเสมือนได้เป็นอย่างดี เพราะสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากยิ่งขึ้น หากมีความพร้อมและได้รับการตอบรับจากตลาดใหม่แล้ว ก็ยังคงสามารถที่จะขยับขยายเพิ่มเติมได้ต่อไป
- กลุ่มบริษัทที่ต้องการอยากจะย้ายออฟฟิศหรือสำนักงาน
สำนักงานเสมือน มีความเหมาะสมสำหรับกลุ่มบริษัทที่ต้องการอยากจะย้ายออฟฟิศหรือสำนักงาน เนื่องจากที่อยู่ในการจดทะเบียนบริษัทจำเป็นจะต้องมีความต่อเนื่อง ไม่สามารถที่จะขาดตอนได้ ในระหว่างที่หาออฟฟิศหรือสำนักงานใหม่ สามารถที่จะใช้บริการออฟฟิศเสมือนนี้ได้ ซึ่งถือได้ว่าเป็นทางเลือกเฉพาะหน้าที่ดีไม่น้อยเลยทีเดียว
สรุป
จะเห็นได้ว่า บริการดี ๆ อย่าง สำนักงานเสมือน หรือ ออฟฟิศเสมือน Virtual office นั้น เป็นทางเลือกใหม่ที่ดีสำหรับธุรกิจ บริษัทและองค์กรต่าง ๆ รวมไปถึงกลุ่มธุรกิจออนไลน์และกลุ่มสตาร์ทอัพที่ยังคงมีพนักงานน้อยคน และไม่ได้มีความต้องการที่จะทำการเช่าออฟฟิศหรือสำนักงานทั่วไปโดยตรง การใช้บริการเช่าออฟฟิศเสมือนจะช่วยทำให้ธุรกิจหรือบริษัทได้รับความคุ้มค่าพร้อมทั้งได้ประหยัดค่าใช้จ่ายไปในตัว แต่สุดท้ายแล้วก็ไม่ได้ทิ้งภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทหรือธุรกิจแต่อย่างใด มีแต่จะช่วยเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีและความน่าเชื่อถือได้มากยิ่งขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย ส่วนท่านใดที่มีความกังวลใจว่าจะเลือกใช้บริการ สำนักงานเสมือนที่ไหนดี เราขอแนะนำให้คุณศึกษาเกี่ยวกับผู้ให้บริการให้มากที่สุด รวมไปถึงศึกษาเกี่ยวกับแพคเกจต่าง ๆ ของแต่ละแห่ง รวมไปถึงราคาที่ผู้ใช้บริการพึงพอใจ เนื่องจากบริการออฟฟิศเสมือนในไทยตอนนี้มีมากขึ้นเรื่อย ๆ หากเลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้พร้อมให้บริการอย่างมืออาชีพ ย่อมเป็นสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทุกท่านค่ะ
