ออฟฟิศเสมือน คืออะไร มีข้อดีอย่างไร?

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำรงชีวิตและการทำงาน รูปแบบการดำเนินธุรกิจก็ได้มีการปรับเปลี่ยนไปตามไปด้วย ธุรกิจขนาดเล็กและกลางจำนวนมากหันมาใช้รูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่นมากขึ้น หนึ่งในรูปแบบการทำงานที่กำลังได้รับความนิยมในปัจจุบันคือ ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual Office นับได้ว่าเป็นบริการดี ๆ อีกรูปแบบหนึ่งที่ตอบโจทย์ให้กับคนรุ่นใหม่หรือธุรกิจขนาดเล็กและธุรกิจขนาดกลางที่ต้องการความยืดหยุ่นและต้องการอยากจะลดค่าใช้จ่ายพร้อมทั้งเสริมภาพลักษณ์ให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดี แต่ในส่วนของบริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือนนั้น ก็ยังคงมีกลุ่มคนบางกลุ่มที่ยังคงไม่รู้ว่ามีบริการนี้ด้วยเช่นเดียวกัน หรือแม้กระทั่งยังมีบางกลุ่มที่ต่างก็ตั้งคำถามที่ว่า ใช้บริการ ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี โดยในวันนี้เราจะขอนำพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับบริการดี ๆ ในรูปแบบนี้ให้มากยิ่งขึ้น พร้อมทั้งให้คำแนะนำเกี่ยวกับ การเลือกใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน ว่าควรพิจารณาจากเรื่องไหนเป็นสำคัญบ้าง เพื่อให้ได้บริการที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจมากที่สุด ถ้าพร้อมแล้วไปดูกันเลยค่ะ

ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office คืออะไรกันแน่?

ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office นับได้ว่าเป็นบริการในรูปแบบให้เช่าที่อยู่ หรือถ้าหากจะให้อธิบายแบบให้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น คงจะไม่แตกต่างไปจากการให้ยืมที่อยู่เพื่อที่ทุกท่านจะสามารถนำไปจดทะเบียนเพื่อประกอบธุรกิจได้ ตั้งแต่การจดทะเบียนบริษัทหรือแม้กระทั่งการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยผู้ให้บริการจะจัดเตรียมที่อยู่สำนักงานในทำเลที่ดีเพื่อเปิดให้เช่าแก่ลูกค้า ลูกค้าสามารถใช้บริการต่างๆ ของสำนักงานเสมือนได้ตามความชื่นชอบ

โดยในปัจจุบันได้มีผู้ให้บริการบางรายที่มีบริการ ออฟฟิศเสมือน แบบให้ยืมที่อยู่ทางธุรกิจซึ่งมาพร้อมกับผู้ช่วยส่วนตัว หรือ Virtual Assistant โดยทำหน้าที่เปรียบเสมือนเป็นผู้ช่วยระดับมืออาชีพ หรือจะเลือกใช้บริการตามแพ็กเกจที่มีให้เลือกใช้บริการโดยตรงเพิ่มเติมได้ร่วมด้วย ยกตัวอย่างเช่น การรับโทรศัพท์ การรับเอกสารหรือพัสดุ บริการเสริมต่างๆ เช่น บริการเลขานุการ บริการรับ-ส่งจดหมาย บริการรับ-ส่งพัสดุ เป็นต้น

ที่อยู่ของ ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office โดยปกติแล้วถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่?

ในกรณีที่ได้มีการยืมที่อยู่จากผู้ให้บริการ ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office เพื่อที่จะนำไปจดทะเบียนในรูปแบบบริษัท นับได้ว่าเป็นเรื่องที่ใคร ๆ ก็สามารถทำได้ ซึ่งจะได้รับการรับรองจากทางกระทรวงพาณิชย์โดยตรง แต่สำหรับในส่วนนี้นั้น มักจะเป็นคนละส่วนกับการจดทะเบียนในรูปแบบร้านค้า โดยปกติแล้วการจดทะเบียนร้านค้าจำเป็นจะต้องมีหน้าร้านถึงจะสามารถทำการจดทะเบียนได้ แต่ถ้าหากเป็นในรูปแบบของธุรกิจจึงไม่จำเป็นจะต้องมีหน้าร้าน ทำให้สามารถจดทะเบียนบริษัทได้เลยตามปกติ

และนอกเหนือจากการจดทะเบียนบริษัท หรือ VAT แล้ว ที่อยู่ของธุรกิจที่ได้รับจากการใช้บริการสำนักงานเสมือนนั้น ยังสามารถใช้ในรูปแบบของนามบัตรผ่านการรับส่งเอกสาร หรือแม้กระทั่งการจดเบอร์โทรในรูปแบบพื้นฐาน และการทำนิติกรรมต่าง ๆ ก็สามารถทำได้อย่างสมบูรณ์อีกด้วย

หากต้องการเลือกสำนักงานเสมือน มีหลักในการเลือกอย่างไร?

ในการเลือกสำนักงานเสมือน หลายท่านอาจจะสงสัยว่าต้องเลือกอย่างไร หรือ จะเลือกใช้บริการ ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี โดยหลัก ๆ แล้วในการเลือกใช้บริการสำนักงานเสมือนนั้น เราขอแนะนำให้ทุกท่านพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้

  • ทำเลที่ตั้ง

เลือกทำเลที่ตั้งของ ออฟฟิศเสมือน ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เช่น หากธุรกิจของคุณต้องการสร้างภาพลักษณ์ที่หรูหรา ก็ควรเลือกออฟฟิศเสมือนที่ตั้งอยู่ในย่านธุรกิจชั้นนำ เป็นต้น

  • บริการต่าง ๆ 

ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการสำนักงานเสมือนมีบริการต่าง ๆ ที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจของคุณหรือไม่ เช่น หากธุรกิจของคุณมีลูกค้าหรือคู่ค้าจากต่างประเทศ ก็ควรเลือกผู้ให้บริการออฟฟิศเสมือนที่ให้บริการรับโทรศัพท์เป็นภาษาต่างประเทศ เป็นต้น

  • ราคา 

เปรียบเทียบราคาของผู้ให้บริการสำนักงานเสมือนต่าง ๆ เพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

ข้อดีของการใช้บริการ ออฟฟิศเสมือน หรือ Virtual office

  1. ประหยัดต้นทุนได้มากกว่าที่คุณคิด

สำหรับในมุมมองของผู้บริหารหรือแม้กระทั่งในกลุ่มเจ้าของบริษัท แน่นอนว่าพวกเขาต้องการที่จะลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้ได้มากที่สุด การใช้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual office นั้น นับได้ว่าเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์อย่างมากที่สุด เนื่องจากจะช่วยทำให้ประหยัดต้นทุนจากการที่ไม่ต้องเสียค่าเช่าสำนักงานจริง ๆ และไม่จำเป็นจะต้องเสียค่าบำรุงในการดูแลรักษาสถานที่ รวมไปถึงค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าน้ำและค่าไฟ ค่าอุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในออฟฟิศหรือสำนักงาน อีกทั้งไม่ต้องเสียค่าจ้างนักพนักงานให้คอยดูแลเรื่องต่าง ๆ จิปาถะ

และยิ่งไปกว่านั้น ก็คือ หากได้มีการเปรียบเทียบกับการจดทะเบียนโดยมีที่อยู่อาศัยแบบสำนักงานจริง จะยิ่งทำให้เห็นอย่างเด่นชัดมากยิ่งขึ้น ว่าค่าใช้จ่ายในส่วนของภาษีต่าง ๆ ที่คุณต้องทำการจ่ายในแต่ละปีถือได้ว่าต่างกันมากอีกด้วย

  1. ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือ

ในส่วนของความน่าเชื่อถือนั้นถือได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากที่สุดสำหรับการประกอบธุรกิจต่าง ๆ หากจะให้อธิบายแบบเข้าใจง่ายมากยิ่งขึ้น เราสามารถเปรียบเทียบว่าเหมือนกับร้านค้าออนไลน์ ยิ่งถ้าหากมีหน้าร้านเพื่อให้ลูกค้าได้เดินทางเข้ามาเลือกหรือได้สัมผัสกับสินค้าจริง ๆ โดยตรง จะส่งผลทำให้ลูกค้ามั่นใจและธุรกิจเองก็ดูมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น หากมีที่อยู่เพื่อใช้ติดต่อหรือทำนิติกรรมต่าง ๆ ย่อมสร้างความเชื่อมั่นให้กับคู่ค้า ยิ่งถ้าหากเป็นสำนักงานหรือออฟฟิศที่ตั้งอยู่ใจกลางย่านธุรกิจด้วยแล้ว ย่อมที่จะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ของธุรกิจได้มากยิ่งขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย

  1. Virtual office มาพร้อมกับพนักงานคอยประสานงานและคอยอำนวยความสะดวกให้

การใช้บริการ Virtual office หรือ ออฟฟิศเสมือน นั้น มีข้อดีอีก 1 เรื่อง ก็คือ เป็นบริการดี ๆ ที่มาพร้อมกับพนักงานที่คอยประสานงานและคอยอำนวยความสะดวกให้เพิ่มเติม ซึ่งทุกอย่างเหล่านี้มักจะมาในรูปแบบแพ็คเกจที่คุณเลือก โดยพนักงานจะได้รับการเทรนด์และฝึกฝนมาเป็นอย่างดี สามารถให้บริการได้อย่างมืออาชีพแน่นอน ยกตัวอย่างเช่น การรับเอกสาร การรับโทรศัพท์ คอยต้อนรับลูกค้า เป็นต้น บริการเสริมต่าง ๆ เหล่านี้ถือได้ว่าเป็นอีกหนึ่งบริการดี ๆ ที่สำคัญที่จะช่วยทำให้บริษัทของคุณนั้นมีภาพลักษณ์ที่ดียิ่งขึ้น ส่วนตัวคุณก็สามารถโฟกัสในส่วนของงานบริหารธุรกิจของคุณได้อย่างสบายใจ

  1. สามารถทำงานได้ทุกที่

หากคุณใช้บริการสำนักงานเสมือน คุณไม่จำเป็นจะต้องเข้าสำนักงานให้เสียเวลา คุณสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ตามใจคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้นได้อีกด้วย

  1. สามารถเข้าใช้งานที่สำนักงานได้อย่างสะดวกสบาย

สำหรับในกรณีที่คุณต้องการอยากจะพบพนักงานแบบรวมตัวกันเพื่อทำกิจกรรมหรือมีการประชุม หรือมีความจำเป็นจะต้องนัดกับลูกค้าคนสำคัญ ทุกกิจกรรมเหล่านี้คุณยังคงสามารถเข้าใช้งานภายในพื้นที่สำนักงานเสมือนนี้ได้ รวมไปถึงเครื่องใช้สำนักงานทั้งหมดที่มีพร้อมคุณสามารถใช้งานได้ตามต้องการ โดยสำนักงานเสมือนจะมีพื้นที่และห้องต่าง ๆ ให้คุณได้ใช้งานทั้งหมด ซึ่งบริการเหล่านี้ถูกรวมไว้ในแพคเกจที่คุณสามารถเลือกใช้บริการได้ร่วมด้วย ส่วนใช้บริการ ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี นั้น เราแนะนำให้คุณพิจารณาและเช็คข้อกำหนดรวมไปถึงแพคเกจต่าง ๆ ให้ดีเสียก่อน ควรศึกษารายละเอียดต่าง ๆ เหล่านี้ก่อนที่จะเลือกใช้บริการจะดีที่สุดค่ะ

สรุป

ออฟฟิศเสมือน เป็นรูปแบบการให้บริการที่ตอบโจทย์ทั้งในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่ เพราะถือได้ว่าเป็นบริการดี ๆ ที่มีความคุ้มค่าและสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานได้อย่างมากที่สุด โดยเฉพาะในเรื่องของความยืดหยุ่นผ่านระบบการทำงานที่ถือได้ว่ามีประสิทธิภาพเป็นอย่างมาก ซึ่งในปัจจุบันประเทศไทยมีกลุ่มผู้ให้บริการออฟฟิศหรือสำนักงานเสมือน Virtual office มากขึ้น ส่งผลทำให้ผู้รับบริการสามารถคัดสรรและเลือกใช้บริการตามพื้นที่ที่ตนเองมีความสนใจได้ง่าย ส่วนจะใช้บริการ ออฟฟิศเสมือนที่ไหนดี นั้น คุณอาจจะต้องพิจารณาหรือเช็ครายละเอียดเกี่ยวกับการให้บริการ รวมไปถึงแพคเกจที่ทางผู้ให้บริการมีให้คุณเลือกใช้บริการโดยตรง หากคุณเลือกได้ดีและมีความเหมาะสม ย่อมส่งผลดีและสร้างประโยชน์ให้กับคุณและธุรกิจของคุณได้อย่างทวีคูณ สำหรับท่านใดที่ต้องการอยากจะขยายการเติบโตทางด้านธุรกิจในพื้นที่ใหม่ ๆ บอกได้เลยว่า Virtual office นับได้ว่าเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับคุณเลยทีเดียว